TODO é pra Jacu

Eu acho que há algo fundamentalmente errado em minha estratégia quando o primeiro item de sua lista de coisas a fazer é “organizar a lista de coisas a fazer”.

Sim, eu já li aqueles livros de auto-ajuda para empresários, os dez hábitos mais organizados de gente organizada, ou algo assim. Como todo livro de auto-ajuda, não ajudam muito em situações específicas. Situação específica significa toda e qualquer situação diferente da demonstrada no livro. Com aquela pessoa. Que em geral nem existe.

Assim, usando a parábola das pedrinhas no jarro com água ou outra palhaçada de palestras motivacionais, vamos ver como se livrar de uma lista de tarefas enorme:

1 – Fazer primeiro as simples e rápidas

Excelente idéia. Você vai se livrar de 8 tarefas por dia. Como essas tarefas pequenas só entram na média de 2 ou 4 por dia, você no final de dois dias diminúi a fila em… um dia. Ah, as tarefas grandes continuam se acumulando.

2 – Fazer primeiro as complicadas

Essas tarefas demandam tempo e pesquisa. Às vezes vários dias. Com isso a lista de pequenas tarefas vai se acumulando. Pior: Pequenas tarefas que dependem de prazo vão pro espaço. Já estou devendo um monte de memes por causa disso. E me odeio por perder esses deadlines, e ainda por cima deixar o pessoal que tão gentilmente me convidou, na mão.

3 – Fazer as tarefas de acordo com o deadline de cada uma

É a técnica preferida no ambiente corporativo. Praticada sem culpa tanto por chefes quando por funcionários. Os funcionários são extremamente generosos ao firmar prazos de semanas para tarefas sabendo que na realidade podem ser realizadas em um dia em modo sabático, entrando em um transe de mescalina (ok, cafeína, alcalóide errado).

Os gerentes por sua vez entendem que uma tarefa de baixa prioridade nunca será completada, portando esperam a data-limite se aproximar, o que torna a tarefa prioritária.

Em alguns casos quando a direção perde a mão, TODOS os trabalhos se tornam prioritários. Uma vez tive que botar o proverbial pau na mesa com um diretor que tentou explicar que TODOS os projetos eram prioritários e que a entrada de mais um deveria ser encaixada em um cronograma que já era irreal, sem afetar prazos ou metas dos outros projetos. Acho que violar Leis da Física não era algo que atrapalhava os devaneios daquele sujeito.

Na prática, como o ambiente corporativo em peso pode atestar, essa técnica não funciona muito bem.

4 – Atribuir prioridades a cada tarefa, gerando uma análise bayesiana determinando qual deve ser feita primeiro

A parte da análise bayesiana é sacanagem, mas a escala de prioridades é séria. Por exemplo: “backup semanal” é algo com prioridade alta. Já “post no Junglebook” (um de meus projetos periféricos) não é.

Olhando a data do meu último post do Junglebook dá pra perceber que nada melhor para foder com uma tarefa do que assumir de cara que ela não é importante.

5 – vestir um abadá, tomar um chá de ebó, incorporar a ciganinha, jogar os búzios e determinar qual tarefa deve ser feita primeiro

Chá de ebó é muito ruim e o cavalo aqui não gosta de vestir saia, então essa não funciona comigo.

6 – Admitir incompetência, empurrar com a barriga e fazer só o que for imprescindível pra manter tudo no ar

Não funciona. A idéia normal é que seria algo aceitável, uma situação estável, não algo Excepcional mas ao menos não um desastre completo. Mais ou menos como seu casamento.

Desculpe, é furada. Em uma prova-viva da Entropia, o caos vence. A situação não é estável, tende a degradar cada vez mais. Aceitar somente um mínimo de novas tarefas vai minar sua capacidade de realiza-las, e o interesse dos outros em propô-las para você. É algo próximo do auto-ostracismo. Nada recomendado.

Eu havia estabelecido anteriormente um sistema de metas baseado em posts, mas a vida de um blogueiro é mais que uma série de posts. Outro efeito ruim dessa estratégia é que os posts tendem a ficar curtos, me prendo a um número. Isso é errado.

Adotarei portanto uma nova e inédita estratégia: Slots de tempo.

Dividirei meu dia útil, relacionarei as tarefas (incluindo tempo para pesquisas e projetos de longo prazo) e atribuirei slots de tempo para cada 1. Aí ficaria por exemplo:

  • Posts no blogdocardoso.com: 1,5h
  • Posts no contraditorium.com: 2h
  • Posts no Meiobit.com:2,5h
  • Manutenção: 0,5h
  • Teste de plugins: 0,5h

E por aí vai.

Funcionará?

Não sei. A idéia é parar o que estiver fazendo se invadir o horário de outra tarefa. Com isso todas terão sua chance, e não irão se acumular. Essa técnica tem nome? (fora “coisa óbvia”, “bom-senso” e “graaande novidade”) Se não tiver, chamaremos de Iniciativa Cardoso.


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Leia Também:

  • 7 horas de trabalho???? Tá bom hein… Será que tem uma mamatinha dessas pra mim também??? hehehehehe

    []'s

  • Thomas

    Sinceramente não acho 7 hs diárias pouco para alguém que pode literalmente escolher quanto tempo quer trabalhar… Aliás Cardoso, você trabalha mais do que eu imaginava.

  • A tabela está incompleta. Eu nem comecei a tabular "implantação de novos sites", "textos encomendados", "outros blogs", "responder emails".

  • "Em alguns casos quando a direção perde a mão, TODOS os trabalhos se tornam prioritários. Uma vez tive que botar o proverbial pau na mesa com um diretor que tentou explicar que TODOS os projetos eram prioritários e que a entrada de mais um deveria ser encaixada em um cronograma que já era irreal, sem afetar prazos ou metas dos outros projetos. Acho que violar Leis da Física não era algo que atrapalhava os devaneios daquele sujeito."

    Meu deus, tive um dejà vu. Vou explicar a minha situação no momento. Estes emails foram reais e foram removidas informações que pudessem identificar pessoas ou empresas.

    De: Tango
    Enviada em: quinta-feira, 20 de setembro de 2007 17:05
    Para: Meu Gerente
    Assunto: Projetos prioritários
    Prioridade: Alta
    Sensibilidade: Confidencial

    Meu gerente,

    Conforme você viu no email anterior, o cliente X deseja marcar uma reunião na próxima segunda-feira 24. Gostaria que você observasse o panorama abaixo para esclarecer a situação:

    [Segue panorama do conflito]

    Gostaria de uma definição sobre nossas prioridades. Inevitavelmente teremos clientes insatisfeitos e gostaria de já iniciar uma campanha de minimizar os danos.

    Oficialmente as próximas 3 semanas deveriam ser exclusividade do cliente Y, mas como não é assim que a coisa funciona, qual a dedicação mínima que eles podem receber?

    ———

    Resposta:

    De: Seu Gerente
    Enviada em: sexta-feira, 21 de setembro de 2007 08:43
    Para: Tango
    Assunto: RES: Projetos prioritários
    Sensibilidade: Confidencial

    Tango,

    Eu sei o quanto estamos atarefados e que não temos condições de atender a todos e que infelizmente teremos clientes insatisfeitos. Esta é a nossa realidade e nós temos que fazer o que for possível dentro de um planejamento. Acredito que você deveria dedicar 2 ou 3 dias da semana ao cliente Y e o saldo para outras atividades/ clientes.

    Tudo é prioridade: X, Y, Z, A, B, C, D, E, F, Alpha, Beta, Gama, suporte a Delta, etc.

    Eu acho que temos que ir na reunião do client perdi-a-conta. Vc já marcou outra atividade para segunda? Se outro horário for mais conveniente, solicite a alteração.

    Agendaremos com o cliente Y depois que tivermos uma data do produto.

    Grato

    Seu gerente

  • Se você tiver um senso de compromisso decente, isso funciona. Caso contrário, você acaba como eu, fazendo só o que der na telha e os outros projetos só te dando tchau(Alguém disse "Game Of Life"? Não, deve ter sido minha consciência…)

  • Esse tal Tango me matou de rir. hahahahha

  • Há mais ou menos 2 meses eu venho tentando impor um jeito de organizar minhas tarefas…inclusive comprei aquele livro daquela metodologia famosa…daquele cara que ficou famoso por causa dela: mas…só atrapalha!

    Então fui tentando ajeitar as coisas do jeito que eu achava que ia dar certo…minha última tentativa foi exatamente essa: slots de tempo (mas não chamei assim é claro…)
    Cadastrei as tarefas no Remember The Milk para que elas aparecessem diariamente lembrando quanto tempo tenho que me dedicar a cada uma. Cadastrei tb no Slim Timer para eu me policiar se estou executando elas no devido tempo….
    Mas…

    Como era de se esperar….meu RTM acumulou 1 semana de várias tarefas diárias, no slim timer eu devo ter marcado o tempo só de "Parada pra relaxar"…

    Enfim…não deu certo tb…

    O jeito que eu dei?

    Priorizei aquilo que me dá mais dinheiro…e no momento é meu trampo (extra-blogosfera) e no máximo os posts do Cardosinho…

    Mas pretendo continuar essa busca por um jeito de administrar bem as tarefas, metas, anseios e tudo mais…sem adquirir uma (outra) úlcera, hérnia de hiato, ou coisa parecida

  • Me lembro de quando prestava serviço em um cliente, algum chefe do cabelo pontudo teve a idéia de criar um formulário do tipo OS para a área de TI, de modo a organizar e priorizar as atividaes. No topo do formulário o famoso campo prioridade. Claro que no primeiro dia TODAS as solicitações estavam com prioridade alta. O formulário sobreviveu, mas o campo prioridade foi retirado.

  • Cynthia

    Fala Cardoso!

    Já ouviu falar no livro GTD (Getting Things Done), do David Allen? Aqui no Brasil o livro foi traduzido como "A Arte de Fazer Acontecer" (editora Campus). Muito bom e com um método bem simples de ser aplicado. Na verdade é um apanhado de metodologias de bom senso para que enfim consigamos dar conta de todas as áreas de nossa vida. Algumas regras são super simples e de implementação imediata.

    A regra dos dois minutos reza que tudo o que você puder fazer em menos de dois minutos deve ser feito imediatamente. Senão você vai gastar muito mais tempo escrevendo a tarefa numa lista e depois realizando a tarefa.

    As listas de "to do" do David Allen são criadas por contextos. Os contextos podem ser equipamentos (computador, telefone) ou lugares (escritório, casa, rua) ou até mesmo pessoas (chefe, esposa, marido, filhos, gerente).

    Exemplos: Contexto @telefone: lista de telefonemas a serem dados. Se você tem todos os telefonemas numa só lista, fica muito mais fácil de eliminar vários de uma vez só (separando um slot de tempo só para esses telefonemas) ou mesmo alguns deles quando você tem um tempinho sobrando (esperando numa fila por exemplo). Basta pegar sua listinha e mandar ver.

    Contexto @marido: assuntos a serem tratados com o marido
    Contexto: @rua: todas as tarefas que precisam ser feitas na rua (comprar pão, comprar alguma coisa, devolver DVDs etc.)

    O importante é ter acesso às listas sempre e, principalmente olhar as listas para ver o que você pode fazer quando se encontra num determinado contexto.

    Bom, já escrevi demais. Quem se interessar pelo assunto pode pesquisar na internet e também entrar na lista GTDbr no yahoogrupos.

  • éée… rapadura é doce mais não é mole não!

  • Eu uso esporadicamente esta técnica de slots de tempo e, por uma semana ou duas até que funciona. O que vem funcionando mesmo comigo é anotar a TODO list nas costas da mão e não sossegar enquant não fazer o que está lá. As costas da minha mão esquerda (eu sou destra) é praticamente uma agenda.

    Mas tudo bem, eu não tenho vida social mesmo, então se as coisas se acumulam é por procrastinação mesmo.

  • ComSono

    Ficou muito parecido com um Scheduler de S.O., então, aproveitando a analogia…

    O mais complicado é ter cuidado na troca de contexto(troca de tarefa, no caso). Guardar o valor de todos "registradores".

    Quando interrompemos uma tarefa no meio, as vezes é bem complicado conseguir guardar tudo em forma de texto, principalmente o que pretendíamos, o que já havíamos pensado a respeito, as hipóteses, enfim….

    Mas como você costuma trabalhar com isso, pensar sobre algo e escrever… deve ser mais fáil :)

    Depois faz um upgrade no Scheduler pra ter filas dinâmicas, que se ajustem automaticamente. E outras coisas que não lembro mais :D .

    Agora fica devendo o post sobre o resultado da experiência!

  • Love,

    Ria, porque é bom. Eu mesmo rio toda vez que releio. Mas é a mais pura verdade, e quando as fezes acertaram o ventilador de teto eu estava quase era chorando.

    Por sinal, é bom deixar claro que a parte do "X, Y, Z, A, B, C, etc." é real. Mudei os nomes, mas a quantidade é exatamente essa.

  • Cardoso,

    Gostamos da iniciativa. Realmente é uma idéia muito boa para manter tudo funcionando dentro do tempo… mas há um erro em tudo isso que vou tentar explicar. Uma solução infalível para que você administre seu tempo trabalhando apenas 1 hora por dia é…

    Desculpe, acabou o tempo do post! Tento de novo depois!

  • Pode ser que você acabe ficando com todas as tarefas feitas pela metade também. Acho que o principal mesmo para que a lista de tarefas funcione é você não pegar mais coisas do que pode realmente fazer. Ter bom senso na hora de criar novas tarefas. Se você já tem 10 tarefas urgentes, que vão te ocupar o resto do mês, não inclua mais coisas, senão foge ao controle.

  • Use o GTD. É simples e prático. Um bom software que implementa a metodologia é o Thinking Rock.

  • Administrar o tempo é mais possível do que a maioria das pessoas imagina. Não sei se a técnica que você descreveu tem nome, mas é uma técnica interessante a ser usada, desde que:
    1 – Quem for usar tenha autodisciplina e tranquilidade suficientes para realmente dedicar o tempo previsto a cada tarefa, e
    2 – Exista a possibilidade de uma pequena margem de tolerância. Afinal, se com mais 10 minutos você conclui um post excelente no Contraditorium, seria irracional deixar de fazê-lo porque invadiu o tempo do MeioBit.

  • Me lembra o meu patrão quando diz que "Precisamos ter um cronograma. Ainda que não o alcancemos, se não o tivermos não avançamos nos trabalhos."

    Boa sorte com os prazos. Eu acho que não tenho os pré-requisitos necessários para fazer uma estratégia como essa funcionar lá muito bem, mas estou tentando algo similar! ;)

  • QUando você coloca 1,5 H
    é uma hora e meia ou uma hora e cinqüenta?

  • blogdocardoso.com?

    Você, por acaso, contratou um estagiário do Estadão pra te fazer esse post? Daqui a pouco, faz um post se xingando, dizendo que você é um imbecil, que não entende nada de blogs e não merece respeito de você mesmo…
    Ou (nenhuma novidade) é só pra provocar, mesmo? :P

  • Basicamente eu registrei a URL ;)

  • Interessante a idéia, mas tem um problema. Você vai parar uma tarefa no meio se estiver "inspirado" em alguma coisa relativa a ela?

    Por ex, pensou numa boa idéia para um post aqui neste blog, mas o tempo dele se esgotou, então deixa pra amanhã, mas aí a inspiração para aquilo já se perdeu, assim como o post.

  • Sabe, durante alguns meses ganhei muita grana em horas extras, o sujeito do financeiro estava somando horas usando exatamente essa lógica.

  • hahahahah, pior que é (:

  • Rodrigo

    Eu tento fazer minha lista de prioridades… Tenho checklists para quase tudo e são (mais ou menos) cronometradas para cada tarefa!!!

    O problema é quando vem a ordem de cima. Mesmo que agente diga que já está atolado de coisas, mostre a lista interminável e tudo, vem o já carinhosamente apelidado por nós aqui "Delta Tango Juliete" ou traduzindo, Dá Teu Jeito.

  • Eu não acredito que em um grupo de ditos "não-salsinhas", ninguém percebeu a qualidade do título do post. Cardoso, paguei pau.

  • Eu ia indicar esse método de fatia de tempo (Round-Robim)quando comecei a ler o post, mas no final vi você já está usando-o.

  • Cardoso, que merda, num quero saber como você se organiza, eu quero é ler seu conteúdo.

    Num quero saber como é feito a coca cola, eu quero é tomar…

    E se num tiver nada pra escrever pode escrever o post sobre ciência, só um lembrete….

    Um beijo na bunda…

  • Ola, gostaria de saber se você ja está sabendo da decisão judicial favoravel a todos os usuarios de internet, que foi a proibiçao da telefonica de exigir provedor para conexão.

    Achei a noticia bem impactante, e nao vi nenhum comentario ou mesmo um post sobre o caso.

    Há um motivo especifico? Ou voce ainda nao sabia disso?

    Gregori Pavan
    http://gregoripavan.blogspot.com

  • osias

    Acho que o nome é agendamento preemptivo.

  • Sou um procrastinador nato, entao nao tenho moral pra falar, mas poderiamos considerar a tecnica de "critical chain" do goldratt como tecnica para gerenciar o tempo…

    Diferenca entre "importante" e "urgente": importante seria tudo aquilo que afeta a critical chain, ou seja, o tempo total de um projeto importante. Só faça algo urgente quando nao afetar o importante.

    Lead Time: cada vez que voce troca de tarefa voce precisa de um tempo pra se organizar, ligar o computador, lembrar onde estao suas anotacoes, etc. Se voce trocar de tarefa 25 vezes ao dia, voce nao produziu nada. Por isso a sugestao do amigo de dividir as tarefas por contexto parece logica.

    Sindrome de estudante: marcar alguma coisa pra daqui a dois meses e comecar a fazer na noite anterior.

    Excesso de protecao: colocar "margem de seguranca" em todos os seus tempos de projeto. Adaptando, talvez o numero de horas que voce colocou pra suas atividades seja excessivo… experimente diminuir todos os tempos em 50% e colocar um "slot" de "faço o que tiver inspiracao"

  • Cardoso, tenho que concordar com os que sugeriram o GTD. GTD é o caminho, é a verdade, é a nova religião geek. :)

    Acho que você provavelmente tem tarefas grandes demais se das suas tarefas pequenas você consegue fazer apenas 2 ou 4 por dia. Quebre suas tarefas em pequenos itens realizáveis, separe por contexto, e vá fazendo esses itens dentro de um mesmo contexto, mesmo que esses itens sejam parte de tarefas macro diferentes. O importante é você sempre ir avançando nos diferentes projetos.

    Agora, pode ser que você simplesmente esteja tentando fazer mais coisas do que é humanamente impossível. Recomendo descobrir se é esse o caso, e daí tomar uma atitude: delegue tarefas para alguém, ou simplesmente recuse tarefas menos importantes. Tente o GTD, que aumenta a produtividade e aumenta sua visão sobre o trabalho. Se não der certo, é sinal de que você está mordendo mais do que consegue engolir.

  • Ae Carlos, passei para dizer que o blog ta show de bola, e para avisar que estão participando do Super TAZOS BLOGS do Misto Frio! http://www.mistofrio.com/archives/873

    Confira lá

    Vlw e abraço pra vc!

  • Pingback: TODO não é para jacu | Da Correia Fotorreceptora()

  • Não ia comentar nada, mesmo porque, iria indicar o GTD, que já foi indicado.

    Mas o comentário do WIllian Renan ficou engraçado. Parece os comentários dos fotologs de miguxas!

    "Xeu flog tá lindo miga, depois passa no meu. Bjo"

  • wellington

    Francamente acho tudo isso uma bobagem!!! Slots de tempo (estrangeirismo barato!!), listas, métodos… Cada vez mais o ser humano vai insuportavelmente se transformando ou se parecendo com uma máquina. Como citaram antes, acho que não se deve aceitar/delegar mais tarefas do que a capacidade de escoá-las, é o óbvio!!! Se um chefe ultrapassa os limites do bom-senso, então ELE é o problema, não a tarefa. Se for comigo, faço as tarefas na ordem em que elas me são passadas e ponto final. "Ah, mas essa aqui é prioridade!" Lamento, mas essa outra aqui chegou primeiro… e por aí vai. Se o chefe insistir que tudo é prioridade, peço a ele que demonstre como fazer. Se ele me demitir ou me prejudicar, processo a empresa. Ponto final.